Lettera ANPRI su RUP e CIG

Data: 28 gennaio 2011

Prot. 12/2011

Al presidente dell’INFN

Ai membri della Giunta Esecutiva

Ai membri del Consiglio Direttivo

Fax: 06-68307924

e p.c.  al responsabile del personale

Oggetto: ripercussioni sull’attività di ricerca della più recente normativa per gli acquisti

Negli ultimi anni, come tutti hanno rilevato, si è registrato un continuo aumento di procedure e verifiche per tutto ciò che riguarda le acquisizioni di materiali e servizi.  Fino a pochi mesi fa, sia pure con molte difficoltà, la situazione era ancora sostenibile nel nostro Ente, grazie allo spirito di collaborazione (a volte di sacrificio) di molti, in quanto gli obblighi principali da soddisfare erano essenzialmente due:

  • la nomina di un Responsabile Unico del Procedimento (RUP) per qualsiasi tipo di acquisto ed entità di spesa
  • la tracciabilità di ogni acquisto superiore ai 20000 euro per mezzo del Codice Identificativo di Gara (CIG) rilasciato dall’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici.

Giova ricordare che il RUP garantisce la regolarità della procedura di acquisizione in tutti i suoi passaggi e ne risponde civilmente e penalmente, e dunque una simile responsabilità richiede necessariamente competenze di tipo legale-amministrativo che non tutte le professionalità presenti nell’Ente possono avere. Fino ad oggi molti dipendenti hanno accettato di svolgere il ruolo di RUP perché competenti sulle questioni tecniche specifiche all’acquisto (di volta in volta di tipo informatico, elettronico, meccanico…), confidando che le altre questioni sarebbero state risolte dai servizi amministrativi. Le varie strutture hanno nominato i RUP con criteri diversi (per attività, per linea scientifica, per competenza sulla tipologia di acquisto…), ma invariabilmente il risultato è stato di concentrare questa responsabilità su un ristretto numero di persone, spesso ricercatori e tecnologi, che hanno dovuto cominciare a dedicarvi una frazione sempre più rilevante del loro tempo lavorativo.

Più recentemente (a seguito dell’entrata in vigore della legge 17 dicembre 2010 n.217,  che ha convertito il legge il DLgs 187/2010, modificandolo, e ha ridefinito i contenuti dell’art.3 della Legge 136/2010) l’obbligo della tracciabilità, e quindi del CIG, è stato esteso a tutti gli acquisti, indipendentemente dal loro valore, e allo stesso modo è stato esteso l’obbligo di utilizzare il Codice Unico di Progetto (CUP). Inoltre la richiesta del CIG deve essere effettuata direttamente dal RUP, estendendone i compiti in un campo prettamente burocratico che, fin ad ora, veniva curato (quando necessario) dal servizio amministrativo, e che spesso comporta notevoli perdite di tempo per interagire col SIMOG.

Inevitabilmente, questa rapida evoluzione ha causato numerose e crescenti lamentele di colleghi che vedono una frazione sempre più rilevante del loro tempo lavorativo assorbita da cose che non li interessano e per le quali non hanno una specifica preparazione, distogliendoli dall’attività di ricerca propriamente detta, di fatto impedendo loro di utilizzare al meglio la loro specifica (e preziosa) professionalità. A ciò si aggiunga la consapevolezza di rischiare in proprio, civilmente e penalmente, ogni volta che si controfirma un ordine di acquisto.

L’Ente si sta apprestando a tenere uno o più corsi di formazione, che dovrebbero fornire le conoscenze amministrativo-legali ormai indispensabili, e gli strumenti per un continuo aggiornamento, vista la variabilità della normativa in materia. Tuttavia, questa prospettiva è percepita da molti, invece che come un aiuto necessario, non solo come una nuova perdita di tempo, ma soprattutto come la definitiva conferma di essere ormai stati trasformati in para-burocrati, a scapito della propria attività scientifica.

L’ANPRI ritiene che, anche se questa situazione si è venuta a creare poco alla volta e sicuramente con un sano intento di collaborazione fra le varie componenti dell’Ente, la sua evoluzione ha portato ad un esito non più tollerabile per il personale ricercatore e tecnologo e sicuramente dannoso per l’Ente che, in un periodo di scarsità di risorse, anche umane, distoglie preziose professionalità dalla ricerca.

Riteniamo che sia quanto mai necessario e urgente correggere questa deriva, adottando in tutte le strutture un’organizzazione del lavoro, per quanto concerne le acquisizioni di beni e servizi, che utilizzi correttamente le professionalità disponibili nell’Ente, minimizzando il danno alla altre attività.  A questo scopo riteniamo che sia possibile separare la competenza tecnica specifica sul bene da acquistare, dalla competenza amministrativa sulla procedura da seguire. Sarebbe sufficiente che il RUP garantisse questa seconda tipologia di competenza (amministrativa), e acquisisse per ogni acquisto un parere scritto di un esperto tecnico, da lui stesso nominato, che certifichi la congruenza tecnica delle offerte ricevute con la richiesta, e la motivazione della scelta del fornitore finale.

L’ANPRI, inoltre, propone inoltre che il personale che svolgerà il ruolo di RUP:

  • sia scelto solo su base volontaria
  • si specializzi in questo ruolo (che tuttavia potrà anche non assorbirne il toto il tempo lavorativo)
  • sia adeguatamente formato e aggiornato sugli aspetti legali e amministrativi collegati
  • sia coperto con una polizza assicurativa per eventuali errori gravi

In questo modo ogni struttura potrebbe avere pochissimi RUP (al limite, uno solo, in strutture piccole), efficienti e preparati, in grado di eliminare velocemente gli ostacoli che ogni giorno rallentano il lavoro direttamente o indirettamente attraverso le procedure di acquisto, lasciando così liberi gli altri colleghi di svolgere il lavoro per il quale sono preparati.

L’ANPRI auspica che a partire queste proposte si avvii una discussione per trovare una soluzione condivisa che restituisca al più presto piena efficienza all’attività di ricerca. A questo scopo chiede alla dirigenza dell’Ente un incontro urgente con tutte le OO.SS.

Il responsabile ANPRI per l’INFN

Antonio Passeri

 

17 pensieri su “Lettera ANPRI su RUP e CIG

  1. Forse c’e’ un po’ di confusione su come funziona il ruolo del RUP e la relativa richiesta del CIG, che non possono essere facilmente e compiutamente riassunte in commento ad un post e non certo da uno che ha letto solo parzialmente le leggi. Ma essendo questo un blog, provo a dire la mia…
    Iniziamo a fare una distinzione fra beni e servizi. Per i beni, di importi sotto i 50.000 euro, richiedere il CIG e’ una procedura che dura circa 1 minuto. Un volta ottenuto il numeretto questo va usato nella richiesta d’offerta. La responsabilità del RUP in questo caso e’ solo che la gara si svolga correttamente, cosa che siamo tenuti a fare comunque. Per gare sopra i 50.000 euro le cose si complicano un po’, ma sono maggiori le complicazioni imposte dall’INFN (e comunque dalla legge per tali gare) di quelle del SIMOG, dove praticamente bisogna solo chiudere la gara, quando si conclude. Quindi lasciare la responsabilità a chi non ne sa nulla sarebbe probabilmente molto pericoloso.
    Per le forniture di servizi, che normalmente vogliono dire ditte esterne, il CIG funziona come sopra (quindi un minuto di perdita di tempo), il decreto 81 stabilisce che il responsabile di tali attività (RUP) sia il capo servizio, figura già retribuita per le responsabilità che si assume e che non le può in nessun modo delegare (qui ovviamente la cosa si intreccia con le sicurezze necessarie per l’accesso delle ditte, e le rogne relative non sono poche).
    Purtroppo come al solito vedo che la soluzione chiesta e’ quella di delegare le responsabilità di chi per legge deve averle, creando un serio problema nel caso in cui veramente accedesse qualcosa, e come e’ stato mostrato più volete nei corsi infn ad esempio in materia di sicurezza, al giudice queste cose non piacciono.
    Un parte forse delle forniture di beni potrebbe essere assolto da un “ufficio ordini” al quale uno dice cosa vuole e tale ufficio fa tutto. Ma sono sicuro che nessuno vuole che il proprio pc, strumento, o che so io, lo scelga un amministrativo, e quindi quella fatica di un minuto per il CIG mi sembra assolutamente accettabile. Forse bisognerebbe far si che (come accaduto ai LNF quest’anno) non ostante i CIG oggi devono ancora andare alle ditte ordini di ottobre 2010, o che venisse fatto funzionare il sistema informativo in modo decente…
    In conclusione la legge stabilisce che il RUP non può essere volontario, ma deve essere la persona che conosce bene ciò che deve essere fornito, se non addirittura obbligato dalla legge, non può esssere un specialista del solo ruolo amministrativo, ma giustamente deve essere formato.
    Sulla copertura assicurativa, che penso si possa fare solo per il civile e non per il penale, concordo pienamente, anche se bisognerebbe forse più obbligare l’ente in generale (vedi materie riguardanti la sicurezza) a garantire ai propri dipendenti una copertura seria in caso di problemi che accadono nell’adempimento delle proprie funzioni. A questo gioverebbe inoltre che ognuno si assumesse e fosse messo in grado di assumersi chiaramente le sue responsabilità e che queste venissero codificate: chi amministra l’infn ha il dovere di chiarire bene ruoli e competenze, obblighi e responsabilità, cosa che fino ora mi sembra sia mai accaduto…

  2. Caro Giovanni,
    il problema non è se la procedura web dura un minuto o 30 secondi, il problema è per chi segue tanti ordini, per esempio per la costruzione di un apparato, e che deve fare quelle procedure con consapevolezza, dal momento che poi ne risponde, civilmente e penalmente.
    Certamente l’assicurazione, evidentemente solo per la responsabilità civile, non risolve tutti i problemi, ma darebbe un minimo di copertura e tranquillità in più.
    Il problema, infine, non è quello di far fare questo lavoro a qualcun altro, ma sfruttare al meglio le professionalità di ciascuno. Penso che se io, ricercatore, mi mettessi a fare il lavoro dell’ufficio legale dell’INFN, e faccio ovviamente un esempio stupido, farei naturalmente le cose nella maniera peggiore, con il risultato di aver sprecato il mio tempo e rimanerne frustrato. Quello di cui io, noi, siamo preoccupati, è quello che si finisca per non provare neanche di trovare -insieme, tutte le componenti dell’Ente per la sua parte- la soluzione più efficiente ed equa.

    • insisto ci sono delle cose che vanno fatte per legge, altre di cui concordo, ce ne possiamo liberare. Attenzione a capire bene quelle che vanno fatte per legge, e se deve assolvere chi e’ già incaricato (capi servizio), da quelle che si possono far fare a qualcun altro (amministrativo). Nessuno ci ha dato queste risposte, e forse prima di chiedere all’INFN qualcosa, indicando delle soluzioni, bisognerebbe pretendere che sia il nostro ente e eventualmente i legali delle organizzazioni sindacali che ci chiariscano come stanno bene le cose, che per quanto ne so non stanno come descritte in questa lettera.

  3. Giovanni, non chiediamo di non rispettare la legge…
    Chiediamo di venire informati, formati, tutelati e rispettati, ciascun per la sua specifica professionalità

    • Ma questo e’ solo il punto 3 della lettera sulla quale mi trovi d’accordo, trovo sbagliati o quantomeno confusi, sempre in base alle mie scarse conoscenze delle leggi, le richieste 1, 2 e 4.
      Senza contare che oggi, superati i 40-45 il ricercatore passa il suo tempo comunque a fare “l’amministratore della ricerca” e non certo in laboratorio, grazie proprio al fatto che nessuno ha mai definito competenze, ruoli e responsabilità chiare nel nostro ente.
      Probabilmente diciamo la stessa cosa, pero’ a me piacerebbe che le OOSS, e in particolare l’ANPRI, si impegnassero nel capire ciò che veramente e’ legge da ciò che ci viene “imposto”, forse solo per comodità amministrativa o magari dei nostri amministrativi…
      Non mi pare che questa richiesta al nostro ente sia scritta nella lettera, al più c’e’ una denuncia della situazione e si propongono già soluzioni, come se si fosse già consci di ciò che la legge prevede, che ribadisco, sbaglierò, ma per quanto ne so io in molti casi non puo’ seguire le soluzioni 1 e 2 e può solo in parte attuare 4…

  4. Va bene, ma la lettera è “solo” uno stimolo ad aprire un confronto con la nostra dirigenza, nulla di definitivo! Ci vuole il contributo delle idee di tutti, e comunque, muovendosi nello spazio di manovra consentito dalle leggi vigenti.

    Il senso della “volontarietà” era di prospettare la formazione di un “pool” di rup, ovviamente designati secondo quanto richiede la legge, non su base totalmente discrezionale, e senza escludere a priori i ricercatori: magari a 45 anni [e 20 giorni 😉 ] qualche ricercatore avrà voglia di dare una mano in più nelle materie amministrative invece di stare in laboratorio; ma naturalmente è solo un’idea.

    Il senso di “specializzare” i rup è quello, semplicemente, di fornire adeguata informazione e formazione a chi si ritrova a fare anche questo compito.

    Il vero obiettivo della lettera è insomma quello di aprire un confronto.
    Ti assicuro che il problema è molto sentito, e ripeto -per chi a che fare con grossi progetti o costruzione di esperimenti o macchine, o acquisti per centri di calcolo (e potrei continuare…)- la frazione di tempo da dedicare, stando bene attenti a non commettere errori che si potrebbero pagare cari, non è piccola.

  5. Accolgo l’invito di Giovanni a commentare, da amministrativo, la lettera dell’ANPRI.
    Innanzitutto vorrei dire che l’iniziativa di cercare un dialogo in materia col management dell’ente è sicuramente giusta. Spesso si ha l’impressione che il compito delle direzioni nazionali INFN si limiti alla diffusione dei nuovi adempimenti normativi senza ulteriori spiegazioni, come dire ‘questo è, arrangiatevi’.
    Personalmente ho sempre cercato, nel mio compito di incaricato (a voce) delle gare, di accompagnare la diffusione delle nuove norme al tentativo di rendere potabili quegli adempimenti che all’occhio del profano sembrano un percorso ad ostacoli particolarmente sadico..
    In particolare, raccogliendo le varie circolari e direttive in alcune pagine web, ho cercato di dare un quadro d’insieme della normativa in maniera di creare un filo che le leghi un po’ tutte.
    D’altronde queste normative vengono, come i tagli, effettuate senza distinguere fra ministeri, scuole o..laboratori scientifici.
    Tornando alla lettera, direi che difficilmente la soluzione proposta del Super RUP che supervisiona tutto sarà accolta in quanto, se è vero che i vari CIG, CUP tolgono tempo alla ricerca, è anche vero che un minimo di responsabilità amministrativa il ricercatore responsabile di un preventivo DEVE averla, altrimenti può scegliere di fare il topo di laboratorio e rifiutare qualsiasi altro onere (e onore). Nessun amministrativo accetterà mai (e sarebbe criminale chiederglielo) di fare il sig. Malaussene, ovvero il capro espiatorio di tutti gli ordini. Schiacciato, il povero Malaussene, da una parte dal fisico che potrebbe rimproverargli che il bene non è conforme a quanto richiesto e dall’altra dalla ditta che difende le proprie ragioni economiche nel contenzioso.
    Ben venga una copertura assicurativa, ma anche lì sarebbe difficile da parte dell’ente giustificare un esborso per un’assicurazione..aggiuntivo all’indennità di responsabilità!
    Insomma, le chiavi sono due:
    – maggiore sforzo del management nella formazione amministrativa dei propri ricercatori;
    – maggiore collaborazione fra ricercatori ed amministrativi soprattutto cambiando l’atteggiamento psicologico di repulsione per le regole dei primi, ed il sadismo burocratico dei secondi come reazione all’insofferenza dei primi…
    Un saluto,
    Andrea

    • Mah, sinceramente non riesco a capire perche’ questa figura di “super RUP”, come lo chiami tu, dovrebbe essere un signor Malaussene piu’ di quanto non lo sia oggi chi lavora gli ordini o le missioni, ciascuno nel suo campo. Tieni presente che potrebbe benissimo non essere un amministrativo, e’ semplicemente uno che si specializza a fare il RUP, esattamente come abbiamo l’esperto di sicurezze. Mi sembra un lavoro del tutto rispettabile, con un ambito definito di responsabilita’, e con un chiaro rapporto con le altre attivita’. Nulla insomma che lo possa trasformare in un capro espiatorio. Del resto mi pare che tutti i servizi nell’Ente sappiano benissimo come fare a non farsi mettere in croce!

      • Caro Antonio,
        e’ proprio la tua ultima frase il punto. Purtroppo, in particolare sulle forniture di servizi, come detto nel mio primo commento, che si ha il 90% dei casi una reale possibile rischio (l’altro 10% sono le forniture di una certo livello con gara complesse) per il ricercatore/tecnologo che svolge la funzione di RUP. E’ proprio perché il nostro ente permette di “imboscarsi” dalle responsabilità previste per legge alle persone che hanno una indennità per assolvere tale ruolo che nasce il vero rischio in caso di problemi. La legge non ammette ignoranza e purtroppo i nostri provvedimenti organizzativi non rispettano quasi mai la reale funzionalità della struttura quanto più premi e anzianità. I super rup come li chiami te, esistono gia’ e sono i capi servizio, basta che facciano il loro mestiere previsto per legge .

      • Ciao Giovanni, ma certamente quella di far fare il RUP ai capiservizio e’ una possibilita’ organizzativa. Anche se mi sembra unaq visione molto “da laboratorio nazionale” e molto meno da “sezione”. Inoltre io continuo a pensare che, anche i capi servizio, possono benissmo assumersi la responsabilita’ della stesura dei capitolati tecnici e della scelta dei fornitori (che sono poi le cose che ontano) lasciando pero’ ad altri la certificazione della procedura amministrativa e la burocrazia che ci gira intorno.

  6. Caro Andrea,
    non penso ci sia molto da aggiungere alla tua chiusa:

    “maggiore sforzo del management nella formazione amministrativa dei propri ricercatori;

    maggiore collaborazione fra ricercatori ed amministrativi soprattutto cambiando l’atteggiamento psicologico di repulsione per le regole dei primi, ed il sadismo burocratico dei secondi come reazione all’insofferenza dei primi”

    Sono assolutamente d’accordo che questi siano i due elementi fondamentali. “Noi” ci siamo, aspettiamo una risposta dalla nostra dirigenza.

    • Ciao Antonio, sostanzialmente sulle forniture di servizi il decreto 81 (ovvero quello sulle sicurezze) stabilisce che debba essere il capo servizio, quindi non e’ una “possibilità organizzativa”. Nelle sezioni non credo che vi siamo particolari forniture di servizi, tranne forse quelle del calcolo li dove se esiste un centro di calcolo, c’e’ anche un caposervizio, qualche pittura e spostamento di mobile di cui sono sicuro che non verrà chiesto a qualche ricercatore di fare il RUP.
      La seconda parte della tua risposta divide la figura del RUP in due, cosa non prevista da legge e quindi non può togliere responsabilità a chi firma la parte progettuale e chi certificherebbe quella amministrativa.
      Insomma non possiamo proporre soluzioni se la legge non prevede. comunque come detto ben venga un dialogo con l’ente sulla questione.

      • Non sarebbe una divisione in due… la responsabilità rimarrebbe in capo al RUP (un amministrativo o un capo servizio o un ricercatore/tecnologo formato all’uopo), eventualmente aiutato, per gli aspetti tecnici, dall’esperto (eventualmente un ricercatore o tecnologo).

        Nelle sezioni si realizzano pezzi, anche importanti di esperimenti, non solo acquisti di calcolo. Pensa al calorimetro elettromagnetico di CMS, solo per fare un esempio di oggetti piccoli (cristalli), molto costosi, comprati dalla sezione di Roma (veramente solo il primo esempio, avrei potuto citare l’elettronica del trigger di ATLAS e tanti altri, solo a Roma).

        Sui servizi, non so bene, ma immagino che non si possa rubricare solo come “romanella” alle pareti una volta ogni tanto (peraltro la romanella eventualmente la fa l’università). Per esempio, sempre a Roma, di recente l’INFN ha ristrutturato il centro di calcolo e reti (che ospita anche GARR e serve mezza rete della ricerca della città)

  7. Giusto cercando rapidamente fra le due leggi, che sarebbe bene che il nostro ente ci chiarisse e ci forasse in merito:

    Legge n. 241/1990 … Articolo 5.
    (Responsabile del procedimento) (1)

    1. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad assegnare a sé o ad altro dipendente addetto all’unità la responsabilità della istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento nonché, eventualmente, dell’adozione del provvedimento finale.

    2. Fino a quando non sia effettuata l’assegnazione di cui al comma 1, è considerato responsabile del singolo procedimento il funzionario preposto alla unità organizzativa determinata a norma del comma 1 dell’articolo 4.

    3. L’unità organizzativa competente e il nominativo del responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti di cui all’articolo 7 e, a richiesta, a chiunque vi abbia interesse.

    dal decreto 81 art 89: responsabile dei lavori: soggetto incaricato, dal committente, della progettazione o del controllo dell’esecuzione dell’opera; tale soggetto coincide con il progettista per la fase di progettazione dell’opera e con il direttore dei lavori per la fase di esecuzione dell’opera. Nel campo di applicazione del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, e successive modificazioni, il responsabile dei lavori è il responsabile unico del procedimento;

  8. @paolo sono 1 o 2 gare l’anno sopra i 50.000, di acquisti di beni e non di forniture di servizi, dove comunque l’infn mette su una commissione che noi ricercatori dobbiamo presiedere, assumendoci di fatto le stesse identiche responsabilità. quindi non credo che ciò sia un aggravio per il ricercatore.

    • Certo, per gli acquisti importanti è così… ma non è che poi il rivelatore o l’apparato si compra chiavi in mano: avrai tantissimi altri ordini ancillari, anche per importi piccoli. La responsabilità, ripeto per l’ennesima volta, non la vuola scansare nessuno, si tratta solo di trovare un modo per operare ragionevolmente efficiente.

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